６W３H
who whom what when where why
How How much How many
ホールパート法
相手に主張する場合 Prep法
主旨 Point Reason Example Point
クッション言葉
- せっかくですが
- あいにくですが
- 残念ながら
- ご期待（ご意向）に沿えず申し訳ありませんが
- お役に立ちたいのですが
- 大変ありがたいお話なのですが
- 誠に申し上げにくいのですが
- 心苦しいのですが
- お気持ちはありがたいのですが
- 私共の説明不足で恐縮なのですが
- 言葉足らずで申し訳ありませんが
- 説明が足りず恐縮ですが
- こちらの都合により恐れ入りますが
- お手数をおかけし大変恐縮ですが
- 差し支えなければ
- もしご迷惑でなければ
- お尋ねしてよろしいでしょうか
- 立ち入ったことを伺いますが
- 失礼ですが
- 念のため伺いたいのですが
- 恐れ入りますが
- お忙しい中、申し訳ありませんが
- もしよろしければ
- もしも差し支えなければ
- 私でお力になれることがあれば
- そちらがご迷惑でなければ
- もし私にできることがあれば
- ・おっしゃることは重々承知しておりますが
・申し上げにくいのですが
・僭越ながら
・余計なこととは存じますが」
・私の考え過ぎかもしれませんが
・出過ぎたことかもしれませんが
・失礼を承知で申し上げますが
・差し出がましいようですが- 私の思い違いでしたら申し訳ございませんが
「申し上げにくいのですが、認識に齟齬(そご)があるようです。」
「大変失礼とは存じますが、提示いただいたスケジュールでの実現は難しいと感じます。」
「ご期待に添えず恐れ入りますが、今期の契約は見送らせていただければと存じます。」
「あいにくですが、明日の11時は別件で会議が入っております。」
「心苦しいのですが、家庭の事情により飲み会への参加が難しい状況です。」
「こちらの確認不足で申し訳ありませんが、画像内に誤字がありましたので、明日〇時までに修正をお願いできますでしょうか。」
「細かいことを言ってしまい大変恐縮ですが、○○の部分がもう少し目立つようにデザインの変更をお願いできますでしょうか。」
「こちらの都合で恐れ入りますが、添付いただいたファイル形式だと開けないため、PDFにしたものをお送りいただけますでしょうか。」
PREP法 例文
- 結論：A社の納品締め切りですが、×日から×日に変更になりました。
- 理由：実は、担当者のAさんが体調不良で2週間ほど休まれるそうで、代わりにBさんが対応していただくとの事です。
- 具体例：ただ、Bさんの場合、確認の時間に少し余裕が必要とのことなので納品日を×営業日後ろ倒しに調整してもらいました。
- 結論：そのため、納品日が×日に変更になっています。
．伝えたいことは冒頭ではっきり明示する
PREP法では、まず最初に結論を伝えることが肝心です。
これにより、相手に伝えたいことを明確にし、聞き手の注意を引くことができます。
プレゼンテーションなど、聞き手の興味を惹きつける必要がある場合は、最初の結論（Point）で相手の関心を引きつけることが重要です。
相手にとって興味深い話題や、彼らに関係のあることを結論に持ってくると、注意を引きやすくなります。
たとえば、「課題である請求作業の工数削減を実現するために、A社のサービス導入をご提案します。」といった形で、相手に要件の重要性を伝えることを意識すると良いでしょう。
２．具体例は「根拠」を挙げる
例（Example）を挙げる際には、具体的で現実味のある事例を使うことが重要です。
曖昧な例よりも、具体的な事例の方が相手にイメージを伝えやすく、説得力が増します。
たとえば、「去年の売上が20%増加しました」という具体的な数字を示すと、話の信憑性が高まります。
３．一貫性を保つ
PREP法を使って話すときは、話の流れに一貫性を持たせることが重要です。
結論（Point）と理由（Reason）、具体例（Example）が論理的につながっているかを確認しましょう。
話している内容が一貫していると、相手に信頼感を与え、納得しやすくなります。
４．余計な情報を削り、シンプルな言葉を選ぶ
催促で相手を追い詰めない
すでにご対応いただいておりましたらもうしわけございませんが、昨日までにお送りいただく予定の企画書がまだ届いていないようでございます。お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いします。
（お断りいたします）とは書かない。
お受けいたしかねます。
ご期待にそうことができません
今回はみおくさせていただければとぞんじます。
（理由を上手に伝える）
ご希望の期限までに納品することが難しい状況のため
ご希望の予算内で対応することが難しいため
今月は業務が立て込んでおり
あいにく来週から長期出張の予定があり
次につながる一文をプラス
今回はご期待に副うことができませんが、次の機会がございましたらお声がけいただけますと幸いです。
ありがとう 以外のフレーズ
ご配慮ください、心よりお礼申し上げます
お気遣いに、心より感謝申し上げます。
～までしていただきまして、感謝に耐えません。
